# 5.1. 首次使用软件步骤

    信管飞软件使用比较简单,以下我们以信管飞 RMS 为例介绍第一次使用软件需要做的准备工作和主要步骤。使用软件前的准备工作主要是准备基础数据和期初数据资料,我们建议将数据整理成 Excel 文件(在程序目录下的“数据导入模板”子目录,我们准备了一些常见数据的 Excel 文件模板,可参照格式进行数据整理),这样可以在软件中直接导入,方便快速完成初始化工作。

(1)需要准备的资料

    整理出基础资料

    基础资料主要包括部门资料、员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料、商品类别资料(可选)、资金账户资料、仓库资料、会计科目(可选)等。每种基础资料需要整理的主要数据内容包括:

    部门资料:部门名称、部门编码(可选);

    员工资料:员工姓名、员工编码(可选)、所属部门;

    客户资料:客户名称、客户编码(可选)、地址、联系人、联系电话、手机、所属业务员(可选)、单位类别(可选);

    供应商资料:供应商名称、供应商编码(可选)、地址、联系人、联系电话、手机、单位类别(可选);

    商品资料:商品名称、商品编码(可选)、单位(计量单位)、规格、商品类别(可选)、条形码(可选)、预设售价(可选);

    商品类别资料:商品类别名称、商品类别编码;

    资金账户资料:资金账户名称(用于区分同一银行多个账户)、开户银行(可选)、户名(可选)、帐号(可选)、余额;

    仓库资料:仓库名称、仓库编码(可选);

    会计科目资料:科目名称、科目代码、上级科目。

【注意】

    a.需要准备的数据,除商品资料、客户资料(有期初应收余额)、供应商资料(有期初应付余额)外,都是可以后续补充录入,并非一定要在开账前全部整理完成才可以使用软件。

    b.只有 RMS 专业版需要整理会计科目,软件默认已预置了符合财务规定的会计科目,用户可根据自身企业特点进行维护。

    盘点仓库库存

    盘点截止到启用软件前(即开账日期)每个仓库的货品库存数量以及货品单价(作为成本价)。需要注意的是,如果有多个仓库,请盘点出分仓库的库存数量即可。

    往来单位的期初应收应付款

    整理出截止到启用软件前(即开账日期)客户的期初应收款(如果客户有预付款,输入负数)和供应商的期初应付款(如果有预付款,输入负数)。

(2)使用软件的步骤

    在整理完基础资料数据后,下面我们讲解使用软件的主要步骤:


软件使用步骤

新增账套:新增加一个账套用于存储业务数据;

设置账套参数:设置使用单位信息、系统参数和业务参数,通过这些参数使业务功能能够适应不同企业的管理需求;

录入基础资料:录入员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料等;

录入期初数据:录入期初应收应付款、期初库存、期初科目余额(专业版需要录入);

期初开账:设定启用软件时间(即开账日期);

录入业务单据:依据实际业务发生情况,录入相应的业务单据;

统计查询数据:进行业务数据查询和统计分析。