# 5.1. 软件使用步骤

# 5.1.1 使用步骤

信管飞软件使用比较简单，以下我们以信管飞 RMS 为例介绍第一次使用软件需要做的准备工作和主要步骤。使用软件前的准备工作主要是准备基础数据和期初数据资料，我们建议将数据整理成 Excel 文件（在程序目录下的“数据导入模板”子目录，我们准备了一些常见数据的 Excel 文件模板，可参照格式进行数据整理），这样可以在软件中直接导入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要准备的资料

整理出基础资料

基础资料主要包括部门资料、员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料、商品类别资料（可选）、资金账户资料、仓库资料、会计科目（可选）等。每种基础资料需要整理的主要数据内容包括：

部门资料：部门名称、部门编码（可选）；

员工资料：员工姓名、员工编码（可选）、所属部门；

客户资料：客户名称、客户编码（可选）、地址、联系人、联系电话、手机、所属业务员（可选）、单位类别（可选）；

供应商资料：供应商名称、供应商编码（可选）、地址、联系人、联系电话、手机、单位类别（可选）；

商品资料：商品名称、商品编码（可选）、单位（计量单位）、规格、商品类别（可选）、条形码（可选）、预设售价（可选）；

商品类别资料：商品类别名称、商品类别编码；

资金账户资料：资金账户名称（用于区分同一银行多个账户）、开户银行（可选）、户名（可选）、帐号（可选）、余额；

仓库资料：仓库名称、仓库编码（可选）；

会计科目资料：科目名称、科目代码、上级科目。

【注意】

a.需要准备的数据，除商品资料、客户资料（有期初应收余额）、供应商资料（有期初应付余额）外，都是可以后续补充录入，并非一定要在开账前全部整理完成才可以使用软件。

b.只有 RMS 专业版需要整理会计科目，软件默认已预置了符合财务规定的会计科目，用户可根据自身企业特点进行维护。

盘点仓库库存

盘点截止到启用软件前（即开账日期）每个仓库的货品库存数量以及货品单价（作为成本价）。需要注意的是，如果有多个仓库，请盘点出分仓库的库存数量即可。

往来单位的期初应收应付款

整理出截止到启用软件前（即开账日期）客户的期初应收款（如果客户有预付款，输入负数）和供应商的期初应付款（如果有预付款，输入负数）。

（2）使用软件的步骤

在整理完基础资料数据后，下面我们讲解使用软件的主要步骤：

软件使用步骤

新增账套：新增加一个账套用于存储业务数据；

设置账套参数：设置使用单位信息、系统参数和业务参数，通过这些参数使业务功能能够适应不同企业的管理需求；

录入基础资料：录入员工资料、客户资料、供应商资料、商品资料等；

录入期初数据：录入期初应收应付款、期初库存、期初科目余额（专业版需要录入）；

期初开账：设定启用软件时间（即开账日期）；

录入业务单据：依据实际业务发生情况，录入相应的业务单据；

统计查询数据：进行业务数据查询和统计分析。

# 5.1.2 新建账套

账套即账套数据库，这是一个从会计业务引申出来的概念，账套数据库中存储业务数据。使用软件前建议新增加一个账套，用于重新录入和管理数据。本软件的账套是集中在主机电脑上的应用中心程序上进行的。

在应用中心程序上点“账套管理”，在账套管理界面点工具栏中的“新建”按钮就可以增加账套。

新建账套时，可以设置账套名称、文件名以及账套的存放路径。账套文件名不支持汉字，请输入字母或数字，并尽量不要使用特殊符号。账套存放目录我们建议使用默认的目录即程序所在目录下的Data子目录，方便后续管理和使用。

# 5.1.3 设置账套参数

登录软件，在功能导航窗点“系统管理”—》“系统参数设置”，进行系统参数设置，主要包括使用单位信息、系统参数、业务参数以及其他参数。

使用单位信息：其中单位名称为必填项，其他项目可根据需要进行选填。在打印格式模板（如抬头的单位名称、地址等）中可以引用这些信息，后续公司名称、地址变更时，不用再修改每个打印格式模板。

数据项显示格式：其中#表示相应的小数点后数字位数如果没有数值则不显示。实际在软件中是按照最高精度进行运算的，这里设置的仅仅是显示格式。其他参数一般默认即可，如需要修改，请根据实际业务情况调整。

业务参数：业务参数比较多，默认的参数值为最普遍的业务控制方式，所以一般不需要修改，在详细操作说明中我们会详细介绍。

# 5.1.4 录入基础资料

登录软件后，点功能导航窗中的“基础资料”，即可录入各类基础资料。以下我们主要介绍如何录入机构部门资料、员工资料、客户资料、商品资料、仓库资料，其他功能的使用方法可参见“详细操作说明”部分相应的功能介绍。

维护机构部门

功能导航窗中点“基础资料”—》“机构部门”可以维护机构部门。点“新增机构”即可增加新的分支机构，分支机构中的公司名称、地址、开户信息等资料可以在打印格式模板中引用，从而可以适应不同分支机构打印格式抬头不一样的情况。

机构名称：必填项，可输入分支机构的简称；

机构编码：建议两位数字表示，比如01，02，03….；

点“新增部门”可以增加新的部门，点“修改部门”可以修改部门信息，点“删除部门”可以删除部门。点“查看详情”可以查看部门信息，查看部门信息窗口默认是只能查看，无法修改的。

点“设置排序”按钮，可以进入排序模式，软件会显示几个排序按钮，可以点“快速排序”排序按照部门名称或编码进行自动排序，或者手工点“上移”、“下移”按钮设置排序。设置完成后，点“保存排序”即可保存排序设置。

点“打印”—》“打印”可以快速打印部门列表；点“打印预览”可以先预览内容然后确定是否要打印出来；点“打印格式设计”可以设置打印格式。

【注意】

只有“专业版”且有“分支机构”扩展功能模块，才可以维护分支机构。低版本只需要维护部门即可。

维护员工资料

点“新增”按钮可以增加员工信息，点“修改”按钮可以修改员工信息，点“删除”按钮可以删除员工。软件只支持删除未使用过的员工（即在业务单据中没有使用过的），已使用过的员工，如果不再使用可以设置为“已离职”。

员工姓名：必填数据项，最大支持50个字符，25个汉字。

员工编码：必填数据项，如果不填写，则软件会自动根据姓名的拼音头作为编码。

所属部门：必填数据项，可选择员工的所属部门。

其他信息为选填项，可根据情况确定是否需要录入。

维护客户资料

维护客户类别：点“单位类别”按钮，可以维护往来单位类别。如果您公司的客户数量比较多，强烈建议按照客户类别进行管理，方便后续选择客户并支持按照客户类别统计销售情况。

软件支持无限层级的往来单位类别，并支持自动生成类别编码，方便后续查询和统计。点“设置从属关系”进入拖动调整从属关系模式，可以拖动改变类别的从属关系。点“设置排序”可以调整类别的排序。

点“新增”按钮可以增加客户信息，点“修改”按钮可以修改客户信息，点“删除”按钮可以删除客户。软件只支持删除未使用过的客户（即在业务单据中没有使用过的），已使用过的客户，如果不再使用可以设置为“无效”。

客户资料中除客户名称外，其他数据项可按实际需要选填。

维护商品资料

点“基础资料”—》“商品信息”可以进入商品信息管理功能。点“商品类别”按钮可以管理商品类别，点“新增”按钮可以增加新商品，点“修改”按钮可以修改商品信息，点“删除”按钮可以删除商品。软件只支持删除未使用过的商品（即在业务单据中没有使用过的），已使用过的商品，如果不再使用可以设置为“已停用”。

商品编码：建议输入，可极大方便后续管理，可按照商品类别进行区分，比如“01001”，前两位代表类别，后面三位为流水号。

商品性质：分为商品、原材料、包材、服务及费用四种。“服务及费用”为虚拟商品，可以管理维修费、服务费、运费等各类杂费，“服务及费用”不计算库存数量，在仓库库存查询中不会显示。原材料和包材主要在“生产管理”功能中使用，可配置生产领料是否只允许原材料和包材出库。

基本单位：默认计量单位，每个商品必须有一个默认的计量单位。商品性质为“服务及费用”的商品，其基本单位可设置为“套”。

生产入库价：生产成品入库单的默认单价（成本价）。

成本算法：默认仅支持移动加权平均法核算商品成本。

按重量计价：打勾选择后，该商品的金额等于单价乘重量。

启用批号管理：打勾选择后，该商品按批管理，入库的时候必须输入批号，出库的时候按批选择出库。

单位及价格：软件支持一个商品多种计量单位，可以设置不同计量单位的折算关系以及价格信息。

维护仓库资料

点“基础资料”—》“仓库信息”可以进入仓库信息管理功能。点“新增”按钮可以增加新仓库，点“修改”按钮可以修改仓库信息，点“删除”按钮可以删除仓库。点“排序设置”按钮可以对仓库进行排序，后续在选择仓库和仓库查询中可以按照排序进行显示。

本节简单介绍了基础资料的录入步骤，详细介绍参见《详细操作说明》章节。

# 5.1.5 录入期初数据

期初数据包括期初商品库存、期初应收应付款、期初科目余额（专业版以上），在开账前需要先录入好期初业务数据。期初数据的所谓期初是指计划使用软件日期（即后面的开账日期）前的业务数据。

期初库存

点“基础资料”—》“期初建账”，然后点“期初库存录入”，进入“期初库存单”可录入期初商品库存。如果已开账，则只能查看无法进行新增和修改。

【注意】

①请在使用软件前先盘点仓库，确定库存数量和成本单价，建议先整理成Excel文件，可以直接导入进来。

②开账后，如果期初数量发现有错误，可以开“盘点单”（“仓库管理”功能分组中）调整库存数量。如果发现成本单价有错误，可以开“成本调整单”调整成本价。

③如果有多个仓库，则每个仓库开一张期初库存单。

期初应收应付款

点“基础资料”—》“期初建账”，然后点“期初应收应付”功能按钮，进入“期初应收应付”可录入往来单位的期初应收款和应付款。期初应收应付款支持通过Excel批量导入。

期初会计科目余额

点“基础资料”—》“期初建账”，然后点“期初科目余额”功能按钮，进入“会计科目期初余额”录入界面，可以录入每个会计科目的年初余额，以及本年的累计借方和贷方（不是从1月份开始启用账套时需录入）。

【注意】

①有下级会计科目的科目不需要录入期初余额，软件会自动汇总下级科目。

②点“引入数据”—》“期初应收应付”，软件可自动汇总应收应付款作为“应收账款”、“应付账款”科目的余额。

③点试算平衡，可计算借贷方是否平衡、以及是否符合财务规范。

# 5.1.6 期初开账

在开账前是无法录入业务单据的，只能录入基础资料和期初数据。在完成期初数据的录入后，就可以启用账套（即开账）。点“基础资料”—》“期初建账”，然后点“启用账套”，即可进行期初开账操作：

启用账期：是指准备从哪个月份开始使用软件（举例：假设当前月份为2015年4月份，但我们想从2015年2月份开始使用软件，可以将启用账期设置为2015年、账期为2，这样我们需要整理的期初数据就应该是截止到2015-02-01前的期初应收应付款、期初商品库存，开账后就可以录入2015-02-01之后的业务单据）。

账期设置：点“账期设置”按钮可以设置每个账期的起始日期。每年共12个账期，默认是按照自然月划分账期。